Cum gestionezi timpul salariaţilor astfel încât să economiseşti propriul timp?

Organizarea timpului lucrat și a concediilor, chiar și în cazul celor mai simple, lineare sisteme de organizare a timpului lucrat, sunt procese dificil de gestionat dacă nu sunt automatizate. Astfel de evidențe pe suport de hârtie sunt în general excluse din start, dacă nu vrem ca activitățile de colectare a datelor privind timpul și fluxurile de aprobare a concediilor să devină un coșmar administrativ.

Din perspectiva dezvoltatorului de software care a automatizat un număr considerabil de procese de management al timpului, pentru toate modelele de business din piață, putem să vă împărtășim din soluțiile pe care le-am găsit împreună cu beneficiarii platformei noastre, care au făcut diferența în activitatea acestora.

Cum puteți economisi timp? Care sunt etapele pe care le puteți parcurge printr-un click sau pe care le puteți chiar elimina cu ajutorul unui program de pontaj? Cum puteți simplifica fluxurile?

Înregistrarea, colectarea și centralizarea timpului lucrat printr-un click

Colectarea timpului înregistrat se poate face fără efortul suplimentar al unei persoane dedicate, de a pune cap la cap fișiere primite din multiple departamente sau din teritoriu și fără verificări privind corectitudinea datelor din fișiere. Pur și simplu completarea se face de catre fiecare responsabil (salariat sau operator de pontaj) cu acces la platforma, printr-un singur click. Cum? Într-un soft de pontaj se pot preseta programele de lucru din companie și aloca salariații pe programele de lucru așa cum sunt acestea stabilite în contractele individuale de muncă. Printr-un singur click pontajul electronic se populează cu timpul de lucru stabilit în diagrame și concediile inițiate și aprobate în sistem. Intervenția salariatului sau a operatorului de pontaj este necesară doar pentru excepții, în cazul în care sunt abateri de la programul stabilit inițial. Centralizarea datelor se face practic prin aprobarea pontajului. Anterior, datele se validează în baza regulilor legislative și de business prestabilite.

Integrarea cu alte aplicații elimină înregistrări redundante

O primă integrare poate interveni la colectarea datelor, în cazul în care prezența se înregistrează cu ajutorul unor sisteme de acces, timpul poate fi astfel transferat automat în time management software, cu o filtrare preliminară.

Altă integrare poate interveni după centralizarea datelor. Odată parcurs fluxul de aprobare, datele se transferă automat în sistemul de calcul salarial. Datele nu trebuie introduse din nou și în aplicația de calcul salarial, eliminându-se procesările manuale cu risc crescut de neconcordanțe.

În etapa de calcul pontaj se mai poate salva un pas important, care ar presupune efort suplimentar – introducerea diverselor sporuri pentru ore suplimentare, ore de noapte. Aplicația poate ține soldul orelor suplimentare, în vederea compensării acestora. Orele suplimentare efectuate pentru care salariatul nu beneficiază de ore libere plătite în 60 zile, se transferă pentru plată în aplicația de calcul salarial, ajustându-se corespunzător soldul. Dacă înregistrarea timpului se face în intervale orare, sistemul identifică numărul de ore de noapte, pe care le transferă astfel în componenta de calcul salarial pentru a se calcula cu sporul aferent.

Lansare și aprobare cereri de concediu direct de pe telefonul mobil

Prin intermediul unei aplicații smartphone, care comunică în timp real cu platforma, se pot lansa și aproba cereri de concediu sau învoire, se poate vizualiza situația personală a concediilor dar și situația concediilor pentru persoanele din subordine.

Tot acest proces greoi poate fi la îndemâna salariaților care dispun de smartphone-uri și managerilor care se deplasează frecvent, pentru care accesul la o bază de date pentru lansarea și aprobarea unei cereri de concediu ar fi incomod și consumator de timp. Notificările primite pe smartphone prin aplicație și accesul la baza de date prin telefonul mobil fac această sarcina a managerilor mult mai ușoară, în plus eficientizează și activitatea din departamentul de resurse umane, datele privind timpul liber fiind astfel înregistrate în sistem în timp util pentru calculul salarial.

Sistemul de notificări asigură răspuns prompt la acțiuni

Comunicarea interactivă a sistemului cu utilizatorii asigură promptitudinea răspunsului când există evenimente care necesită acțiuni din partea utilizatorilor: aprobare/refuzare cerere de concediu, aprobare/refuzare pontaj către superiori. În cazul unor astfel de evenimente, sistemul transmite în mod automat notificări pe e-mail utilizatorilor implicați în proces și în plus și pe telefonul mobil în cazul lansării/aprobării/refuzării cererilor de concediu.

Vei ști cât ai de plătit și de facturat tot la distanță de un click    

Timpul se înregistrează în sistem prin alocarea acestuia pe centre de cost. Poate fi cazul simplu în care un salariat va lucra numai pe un centru de cost și timpul său se va aloca automat pe acel centru de cost, sau situația în care un salariat poate lucra pentru mai multe proiecte, situație în care la înregistrarea timpului în sistem, se va face alocarea pe centrul de cost (proiect).

Mai departe, evidența timpului pe centre de cost/proiecte poate facilita pe de-o parte stabilirea remunerației, în funcție de rate orare per proiect, în cazul colaboratorilor, iar pe de altă parte evidența costului cu forța de muncă pe structurile respective.

Am enumerat câteva, cele mai importante situații în care un sistem automatizat de gestionare a timpului poate face diferența în activitatea unui departament de resurse umane. Un astfel de sistem vă oferă o imagine clară a timpului lucrat în companie în orice moment, vă aduce acuratețe și simplitate, dar cel mai important, vă oferă timp valoros, pe care puteți să-l investiți mai departe în oameni.