România se pregătește pentru Marea Digitalizare: RO e-factura.

Sunt peste 500,000 de firme active, care au cifra de afaceri sub 300,000 de lei și nici unul sau 1 angajat, maxim. Acestea vor trebui să se echipeze cu un soft de facturare și să respecte legea în vigoare, care se va modifica de la 1 ianuarie 2023.

Căci începând din ianuarie 2024, se impune emiterea facturilor prin sistemul de stat RO e-factură. În calitate de contribuabil, ești responsabil să încarci în Spațiul Public Virtual (SPV) fiecare factură de vânzare, în termen de 5 zile de la emitere.

Începând cu anul viitor, vor fi afectați cei care facturează către alte persoane juridice (B2B) sau către instituțiile statului (B2G). Pentru cei care vând către persoane fizice, aceste schimbări nu se aplică momentan.

Spațiul Public Virtual, denumit și SPV, reprezintă platforma online a instituției de control fiscal (ANAF), care are scopul de a centraliza, în format digital, informațiile fiscale ale fiecărei afaceri din România. De asemenea, acesta este spațiul virtual în care ai obligația să raportezi facturile.

RO e-factura este instrumentul de facturare electronică, care are ca scop prevenirea și combaterea evaziunii fiscale. În acest fel, se asigură monitorizarea corectă a gradului de colectare TVA.

Acest document conține aceeași informație legală, precum o factură tradițională (de hârtie), dar este prezentat într-un format electronic. RO e-factura este modalitatea prin care facturile se transmit în format digital direct către serverele ANAF.

Fiecare contribuabil va avea responsabilitatea de a încărca toate facturile de vânzare în SPV, în maxim 5 zile de la emitere. Fără un soft de facturare, această activitate va arăta în felul următor: pentru fiecare factură emisă, este necesară conversia din PDF în XML - care trebuie încărcat în SPV. Pentru facturile primite de la furnizori, trebuie descărcată factura din SPV, în format XML, și convertită ulterior în PDF.

Marea digitalizare a instituțiilor de stat se face suficient de stângaci, cât să ne oblige să ne adaptăm într-un timp foarte scurt.

Fiecare antreprenor trebuie să știe că nu își mai permite ca angajații săi să rătăcească facturi sau să întârzie cu predarea acestora către contabilitate. Consecințele se materializează printr-un cumul semnificativ de amenzi.

Stimate antreprenor, cu această ocazie, permite-mi să-ți adresez următoarea întrebare: „Când ai făcut ultima dată o evaluare a proceselor administrative din organizație?”. Dacă nu-ți amintești, acesta este următorul pas spre un viitor mai sigur pentru afacerea ta. Acum este cel mai bun moment să: stabilești un flux de lucru clar, să identifici nodurile, să stabilești un sistem logic, eficient și să lucrezi cu un software care îți oferă control, rapiditate și precizie.

Trecerea la e-factură presupune, în lipsa unui soft, un proces manual imposibil de realizat cu succes într-un termen limitat, ca cel de maxim 5 zile de la emiterea facturilor. Riscul de erori umane este mult prea ridicat. Varianta în care ne adaptăm din mers, nu este valabilă pentru nimeni, nici măcar pentru companiile de contabilitate.

Pentru contabili, mai există și stresul modificărilor legislative neașteptate care vor continua să apară peste tensiunea generată de volumul mare de muncă într-un deadline strâns. În aceste condiții, E-factura presupune o muncă titanică, dacă vor să păstreze același nivel de calitate al serviciilor livrate către client.

Dacă deții o firmă de contabilitate sau ești freelancer contabil, începând cu 01 ianuarie 2024, un soft de facturare inteligent devine cel mai bun partener al tău. Software-ul potrivit te ajută să ai toate procesele efectuate corect și la timp, printr-un singur click. Transmiți mai multe facturi simultan direct în SPV, trimiți factura automat pe mail - către client, reduci erorile umane și timpul necesar pentru procesare.

De asemenea, e-factura necesită crearea unei semnături digitale - fără de care autentificarea la SPV este imposibilă. Dacă antreprenorul nu are o semnătură în format digital, trebuie să se coordoneze cu contabilul astfel încât facturile să fie urcate în SPV în termen de 5 zile.

În calitate de antreprenor, vei lucra sub semnătura contabilului, dacă nu vrei să-ți faci una. Timpul de prelucrare al facturilor va crește, deci și costurile de la finalul lunii vor fi mai mari, începând ianuarie 2024.

Încă mai ai un scurt răgaz să te adaptezi noilor prevederi, dacă începi de mâine. Trecerea către E-factură trebuie și poate să fie un proces lin, doar dacă te pregătești din timp. Evită transformarea într-o povară, a unui proces administrativ care poate fi simplu. Cu ajutorul unui software inteligent, introducerea facturilor direct în SPV devine un proces intuitiv și rapid.