Eficiență și control în procesele financiare

Eficiență și control în procesele financiare - Implementarea aplicației Evolvendor în cadrul THETA Furniture & More
THETA Furniture & More, unul dintre cei mai importanți integratori români de soluții de amenajare interioară, a implementat recent aplicația Evolvendor pentru automatizarea proceselor de aprobare a facturilor de achiziție. THETA, cu sediul în Păulești, județul Prahova, operează dintr-o fabrică modernă de 5000 mp construită în 2022, în urma unei investiții de peste 4 milioane de euro. Compania furnizează soluții complete de design interior pentru segmente diverse, inclusiv office, HoReCa, comercial și medical, și a livrat până acum peste 400.000 mp de spații interioare pentru mai mult de 1.800 de clienți.
Implementarea aplicației Evolvendor marchează un pas important în strategia de digitalizare a companiei, în linie cu obiectivul fondului de investiții Black Sea Fund, partener în acționariatul THETA din 2020, de a susține guvernanța corporativă și eficiența operațională.

Provocările inițiale
Pe măsură ce THETA și-a extins operațiunile și și-a modernizat fabrica, gestionarea volumului mare de documente de achiziție a devenit o provocare tot mai mare. Lunar, compania procesează aproximativ 600 de facturi, iar monitorizarea conformității acestora cu condițiile comerciale agreate, precum prețuri, cantități și termene de plată, implica un consum semnificativ de timp și efort uman. Controlul corect al bugetelor și monitorizarea atentă a costurilor asociate fiecărui proiect era esențial, mai ales în contextul micronizării achizițiilor pe proiectele de fit-out, unde sunt necesare materiale de la mai mulți furnizori.

Soluția Evolvendor
Evolvendor a oferit o soluție scalabilă și personalizabilă pentru automatizarea procesării documentelor și a facturilor, special concepută să se integreze cu sistemul SPV al companiei. Aplicația preia automat datele din facturi, verifică conformitatea acestora și parcurge un flux de aprobare structurat. Astfel, soluția diminuează semnificativ riscul de erori de facturare și crește acuratețea distribuirii cheltuielilor pe proiecte.
„Evolvendor ne-a permis să eliminăm mai mult de 30% din timpul de lucru al persoanelor implicate în lanțul de achiziții și departamentul financiar, timp care poate fi redirecționat către activități cu valoare adăugată mai mare,” explică Catalin Rotaru CEO THETA. Aplicația permite de asemenea un control mai strict asupra plăților, oferind acces rapid la facturi, sumele facturate, contracte, comenzi și documentele justificative aferente.

Beneficiile observate
Implementarea Evolvendor a adus multiple beneficii pentru THETA Furniture & More:
• Reducerea timpului dedicat proceselor repetitive: Automatizarea procesului de aprobare a facturilor a eliminat peste 30% din timpul de lucru al echipei de achiziții și financiare.
• Verificarea conformității: Aplicația identifică și evidențiază automat eventualele discrepanțe în facturi, asigurând astfel respectarea condițiilor comerciale stabilite.
• Acces facil și centralizat: Managementul are acum acces imediat la facturi, contracte și alte documente justificative, oferind un control mai bun asupra costurilor și plăților.
• Alocarea precisă a costurilor: Evolvendor asigură o distribuire corectă a cheltuielilor pe proiecte, eliminând erorile care ar fi putut apărea prin procesarea manuală a datelor.
„Prin intrarea fondului Black Sea Fund în acționariatul nostru, ne-am asumat implementarea unor sisteme informatice moderne, iar Evolvendor ne ajută să ne menținem promisiunea de a îmbunătăți guvernanța corporativă și eficiența operațională,” subliniază echipa de conducere a THETA.
„Misiunea noastră la Evolvendor este să dezvoltăm soluții software inteligente care să automatizeze procesele de business, adaptate nevoilor specifice ale fiecărui client. Colaborarea cu THETA Furniture & More a demonstrat cum tehnologia noastră poate reduce semnificativ timpul alocat activităților repetitive și poate îmbunătăți controlul intern. Mai mult, optimizarea și reducerea costurilor operaționale sunt aspecte esențiale pentru companiile din România, mai ales în condiții economice dificile, iar Evolvendor reușește să ofere acest avantaj în mod consistent. Suntem dedicați să oferim partenerilor noștri instrumente eficiente care să le permită să se concentreze pe activități cu valoare adăugată, contribuind astfel la succesul lor pe termen lung,” a declarat Mihai Roșu, Managing Partner Evolvendor Smart B2B.

Despre Evolvendor
Evolvendor este un furnizor de soluții smart B2B software specializat în automatizarea procesării documentelor. Soluțiile Evolvendor sunt personalizabile și adaptate contextului specific al fiecărui client, asigurând o preluare automată a datelor din diverse surse, cum ar fi comenzile clienților sau facturile furnizorilor. Datele colectate din diverse formate (PDF, Excel, imagini) sunt structurate, verificate și transformate automat în formatul dorit de companie, eliminând astfel erorile și timpul necesar pentru procesarea manuală. Pentru mai multe informații despre Evolvendor vă rugam să accesați https://evolvendor.com

Concluzie
Colaborarea dintre THETA Furniture & More și Evolvendor evidențiază importanța digitalizării pentru creșterea eficienței în sectorul amenajărilor interioare și al producției de mobilier custom-made. Prin automatizarea proceselor de aprobare a facturilor, THETA și-a optimizat operațiunile, reducând timpul și resursele necesare, precum și riscul de erori, asigurând astfel un control financiar solid. Această colaborare reflectă angajamentul THETA și al fondului de investiții Black Sea Fund de a continua investițiile în tehnologie pentru a susține dezvoltarea pe termen lung a companiei.