Documenta | Solutie de Document Management si Arhivarea Electronica - http://infrasoft.ro/documentadms/

Documenta DMS - Tehnologie
Documenta DMS utilizează tehnologia ORACLE Database (RDBMS - Relational Database Management System) [1] pentru stocarea datelor și managementul documentelor:

Baza de date este una validată și confirmată pentru gestionarea volumelor foarte mari de date - în condiții de stabilitate, siguranță, suport, programare, administrare și performanță
Gestionarea sigură și rapidă a volumelor mari de date – caracteristica cheie pentru gestionarea documentelor pe termen lung.

Documenta DMS - Compatibilitate

Sistem de operare Server
HP-UX Itanium, HP-UX Itanium (32-bit)
IBM AIX on POWER Systems (32-bit și 64+bit)
Linux Itanium, Linux x86, Linux x86-64
Sun Solaris x86 (32-bit), Sun Solaris x86-64 (64-bit)
Microsoft Windows (32-bit), Microsoft Windows Itanium (64-bit), Microsoft Windows x64 (64-bit)
Staţie de lucru
Ms Windows 95
Ms Windows NT
Ms Windows 2000
Ms Windows 2003 Server
Ms Windows XP
Ms Windows Vista
Ms Windows 2007

Documenta DMS - Caracteristici

Administrare
Administrarea utilizatorilor pe bază de grupuri și roluri
Administrarea organigramei, încadrarea personalului pe departamente
Administrarea categoriilor de documente
Administrarea meniului disponibil pentru fiecar e utilizator sau grup de utilizatori
Administrarea seriilor, a numerelor de documente și a drepturilor de acces pe serii
Administrarea atributelor (metadatelor) fiecarui tip de document
Administrarea Listelor de Valori (LOV) disponibile pentru completarea metadatelor (listă simplă, listă SQL, listă mixtă, listă fixă, listă cu adăugare dinamică de valori)
Job pentru back-up automat sistem
Profil utilizator. Look and feel particularizabil pe fiecare utilizator.Scheme de culoare predefinite: Office2003Blue; Office2003Classic, Olive, Silver, Luna, WindowsXP, Whidbey


Containerul de documente (vezi captura din aplicatie)
Stocarea centralizată și unitară a documentelor
Back-up / copie electronica de siguranță a tuturor documentelor
Controlul versiunilor – check-in / check-out (până la 100 de versiuni)
Gestionarea containerelor de documente
Drepturi de access pe containere si pe documente utilizând grupuri, useri și roluri
Ușor de utilizat, meniu consola, meniu contextual, toolbar comenzi rapide
Document preview
Indexarea documentelor pe tipuri și metadate specifice
Căutări complexe ale documentelor; Regăsirea rapidă prin utilizarea indecsilor ORACLE – se asigură minimizarea timpului de regăsire ulterioară a documentelor. Criterii căutare: creat de, creat la, modificat de, modificat la, nume document, extensie, tip document, căutare indexată dupa metadate (ex: furnizor, client, numar, daca, articol, CNP, CUI)
FULL-TEXT search – căutare dupa conținutul documentelor; căutare dupa text OCR reconstituit de pe documentele scanate – utilizare indexare CLOB (Character Large Object)
Auditul accesului la documente – cine (utilizatorul) și când (timestamp) pentru acțiunile: creare, modificari, stergeri, vizualizări pe fiecare document
Sincronizare automata cu directoarele de pe hard-discul local al utilizatorului
Lucrul on-line și off-line, System log
Locatori fizici pentru documente – definirea locatorilor de stocare a hârtiilor
Documente legate (ex: contract si anexe)
Șabloane de documente – administrarea sabloanelor de documente disponibile pentru utilizatori, Suport ISO
Transmiterea directă a documentelor pe email , Șabloane de email
Printarea documentelor din sistem; Integrare SCAN; Integrare FAX;
SMART Scan Multipages – scanarea inteligentă a documentelor cu numar variabil de pagini

Fluxuri de lucru - workflows (vezi captura din aplicatie)
Definirea și intreținerea facilă de catre administrator a fluxurilor de lucru pentru documente
Definirea fluxurilor secvențiale și paralele, pe toate nivelele din organigramă
Utilizarea rolurilor și a grupurilor in definirea fluxurilor (ex: aprobare de către utilizatorul cu rolul “Director financiar”; informare catre “All managers”)
Tipuri de pași flux: Aprobare (opțiuni destinatar: aproba/respinge/request more info), Atribuire (preluare/respingere), Informare (luat la cunostință)
Respingerea/Intoarcerea documentului la orice pas din cei anteriori – implicit precedentul
Notificari/al erte pe email la nivel de flux și la nivel de pas flux
Drepturi de execuție a fluxurilor
Mutarea automată a documentelor in zone de documente: documente in lucru, documente aprobate, documente respinse, documente atribuite
Auditul executări pașilor de flux
Termen limita pentru execuția fluxurilor și a pașilor de flux
Mesaje pe fiecare pas, intre utilizatori, aferente documentului
Instant messaging – comunicare în timp real intre utilizatori
Delegarea atribuțiilor (se pot delega atribuții pe fluxuri; pe perioada delegării – exemplu: concediu de odihna – atât utilizatorul de bază cât si utilizatorul delegat primesc notificari si au drept de interacțiune pe flux)
Interfață programabila SQL pe fluxuri; Triggeri de BEFORE si AFTER flux și pas flux; Funcții API SQL. Exemple utilizare: la aprobarea unui anumit tip de document să se transmita un email special; la aprobarea unei facturi furnizor la plată se poate transmite acest lucru catre ERP; transmiterea unui SMS la aprobarea unui document; etc.
Panou de control grafic – DASHBOARD – pentru monitorizarea fluxurilor: fluxuri active, fluxuri incheiate, documente respinse, pe utilizator, pe companie, documente expirate etc
“Inbox” utilizator – catalogare fluxuri in functie de tip



SCAN - OCR (vezi captura din aplicatie)
Integrare cu scannerul
Utilizarea sabloanelor de scanare documente
FULL OCR; OCR pe ZONE de document
Asocierea intre zone OCR si metadate
Parsarea textului rezultat din OCR pentru extragerea datelor utile (ex: număr factura, furnizor, CUI, data) și asocierea datelor extrase pe metadate
Generare pivot pe metadate documente
Separator între documente (Exemplu: la scanarea documentelor cu numar diferit de pagini – sistemul identifică automat finalizarea documentului si inceputul unui document nou); Pagini de documente;
Corecții manuale text OCR
Corecții automate text OCR; integrare DEX; Întreținerea dicționarului și auto-corecția textului;
Asocierea locatoriilor (dosar, birou, cutie) și a pozitiei documentului în locator pentru localizarea ulterioară a documentului pe hârtie
Cautări rapide dupa text OCR, metadate OCR
Export in excel



Registratura electronică (vezi captura din aplicatie)
Registratura generala de intrări-ieșiri
Definirea registrelor (ex: general, contracte; procese verbale; pe departament)
Administrarea drepturilor de acces pe registre
Alocarea numerelor de INTRARE-IESIRE
Inregistrarea documentelor
Inregistrarea de documente fără a avea atasat documentul fizic/scanat
Posibilitatea de utilizare a aceluiași număr atât pentru intrare cât și pentru iesire
Export excel – imprimare raport Registratură
Vizualizarea documentelor inregistrate



Sistem deschis
Sistemul expune o interfata programabila SQL
Sistemul poate fi interfațat cu alte sisteme de tip ERP
Application Programming Interface – set de funcții și constante sistem pentru programarea avansata pe fluxuri
Triggeri de Before/After flux – se declanșează inainte de trimiterea unui document pe flux, respectiv dupa finalizarea fluxului
Triggeri de Before/After pas flux – se declanșează inainte/dupa executia unui anumit pas de pe flux



Utilitare
Agendă personală – to-do list; Alerte email
Instant messenger integrat in sistem pentru comunicarea rapidă între utilizatori
Planificarea activităților
Time management
Notificări / Alerte in aplicație și pe email (ex. Document nou primit pe flux)
Integrare Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Visio