Arhivare fizica sau arhivare digitala? Argumente pro si contra

Orice companie are o serie de obligatii fata de stat, printre care figureaza si arhivarea documentelor in conformitate cu anumite reguli. Bineinteles, arhivarea nu este doar o obligatie, ci si o necesitate pentru fiecare companie, pentru ca doar astfel isi poate justifica si sustine activitatea.

Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015 reglementeaza anumite norme ale arhivarii, dar lasa posibilitatea antreprenorilor sa aleaga intre arhivarea fizica si cea digitala. Fiecare dintre acestea vine cu o serie de reguli, dar si cu argumente pro si contra. Metoda de arhivare este in totalitate aleasa de companie, in functie de factori precum pregatirea tehnologica, cunostinte informatice, spatiul de care dispune, dar si de capacitatea si forta de munca. Iata care sunt avantajele si dezavantajele fiecarui tip de arhivare:

Arhivare in format fizic

Ca regula generala pentru acest tip de arhivare, documentele trebuie asezate in dosare numerotate si snuruite, consemnate intr-un registru dedicat si asezate in cutii sau dulapuri special dedicate. Iata care sunt argumentele care sustin sau ingreuneaza arhivarea clasica:

Argumente pro:

Fiind un model clasic de arhivare, nu necesita cunostinte aprofundate de lucru pe calculator;

Documentele sunt usor de consultat si copiat, lucru util mai ales pentru companiile cu un volum mare de lucru;

Aduce un plus de siguranta, atunci cand documentele sunt arhivate in dulapuri prevazute cu sistem de siguranta;

Arhivarea clasica poate fi realizata de fiecare angajat, urmand reguli bine stabilite.

Argumente contra:

Necesita spatiu dedicat, acest lucru putand genera o sursa noua de cheltuieli;

Documentele vor aduna praf, lucru daunator persoanelor cu alergii sau sensibilitate ridicata;

Poate fi un proces solicitant atunci cand volumul de lucru este unul mare, astfel fiind necesara prezenta unui angajat dedicat acestei sarcini;

Daca nu sunt depozitate sub cheie, documentele pot fi usor sustrase si folosite in scopuri care aduc prejudicii companiei.

Arhivarea in format digital, arhivare electronica

Pentru ca arhivarea digitala sa fie in perfecta legalitate, documentele trebuie sa fie accesibile in orice moment. Iata care sunt argumentele ce lucreaza in favoarea sau impotriva acesteia:

Argumente pro:

Documentele sunt gestionate cu usurinta, fiind gasite printr-o simpla cautare pe computer, si pot fi consultate in orice moment;

Accesul la documente poate fi restrictionat, permis strict persoanelor autorizate. Astfel, securitatea informatiilor este imbunatatita;

Nu este necesara existenta unui spatiu fizic dedicat, astfel cheltuielile cu chiria sunt reduse;

Spatiul digital necesar si solutiile de protejare a datelor sunt, cu siguranta, o cheltuiala mult mai mica;

Permite organizarea unui birou aerisit, modern si comod, dedicat unei atmosfere productive;

Ajuta la protejarea mediului, prin economisirea hartiei;

Documentele sunt pastrate in mai multe locatii, astfel este eliminat riscul ca acestea sa fie pierdute.

Argumente contra:

Necesitatea cunostintelor stabile in operarea calculatorului;

Necesitatea achizitionarii echipamentelor tehnice pentru scanat si depozitat documente in format digital.

Arhivatorul SRL – Depozit de siguranta este compania pregatita nu doar sa ofere consultanta de specialitate si solutii pentru arhivarea documentelor contabile, ci si sa asigure arhivarea in cele mai bune conditii, conform cu legislatia in vigoare. Cu experienta in domeniu si dorinta permanenta de inovare, compania ofera pachete de servicii realizate in conformitate cu nevoile clientilor. Toate informatiile necesare pot fi obtinute pe site-ul www.arhivatorul.ro