Arhivarea e-mail-urilor în firmele de avocatură

BUCURESTI - 26 februarie 2019

Comunicat tip Produse / Servicii in Afaceri, IT&C, Juridic

E-mail-ul nu este doar una dintre cele mai importante modalități de comunicare, ci este și una dintre cele mai mari și mai valoroase resurse de informații din domeniul afacerilor. Informațiile trimise prin e-mail nu sunt în general stocate în altă parte, ci pur și simplu rămân în cutiile poștale ale angajaților.

MailStore - The Standard in Email Archiving

MailStore - The Standard in Email Archiving

Acest lucru rezulta în crearea unui repozitoriu de informații ce se întind pe mai mulți ani și se măresc pe parcursul timpului. Pentru ca o companie să aibă succes este esențial să securizeze informațiile (Backup / Restore), să îndeplinească cerințele legale și să garanteze în continuare accesul rapid și ușor către informații pentru angajați.

Deși există puține reguli referitoare la arhivarea e-mailurilor în firmele de avocatură, regulile de retenție existente se suprapun adesea cu regulile de păstrare a documentelor ce reglementează activitățile clienților. De exemplu, dacă un client al unei firme de avocatură operează în sectorul financiar sau al sănătății, anumite e-mailuri trebuie păstrate timp de cel puțin șapte-zece ani pentru a se conforma. Documentele referitoare la clienții care operează în industria media sau farmaceutică ar putea fi păstrate timp de până la cincizeci de ani, în timp ce unele documente din domeniul de investiții și de asigurare ar trebui păstrate pe o perioadă nedeterminată. Chiar și atunci când un client nu operează într-o industrie reglementată, majoritatea regulamentelor de stat și normele de conduită profesională afirmă că firmele de avocatură ar trebui să păstreze înregistrările clienților timp de cel puțin șapte ani după ce o afacere este închisă.

Volumul de date stocate în aceste perioade poate fi colosal. Firmele de avocatură sunt utilizatorii mari ai servicului de e-mail și mulți folosesc serverele lor de e-mail, ca un sistem de facto pentru depozitarea documentelor. Acest lucru poate cauza probleme cu spațiul disponibil pentru procesarea e-mailurilor și recuperarea documentelor, pentru a sprijini litigiul. Arhivarea e-mailurilor pentru firmele de avocați ajută la rezolvarea acestor probleme, dar este important ca orice soluție să fie implementată este atât sigură, cât și eficientă.

Provocări în administrarea e-mail-urilor

De obicei, firmele de avocatură au servere de e-mail bine dimensionate, funcționale sau soluții de groupware pentru comunicarea prin e-mail. Însă, aceste sisteme nu au fost concepute pentru a stoca date pe perioade lungi de timp sau pentru furnizarea în masă. În termeni practici, acest lucru poate duce la dificultăți tehnice (funcționalitate, resurse, performanță), implicații juridice sau constrângeri financiare. 

Cum funcționează arhivarea e-mail-urilor?

O arhivă de e-mail ar trebui considerată o extensie a sistemului de e-mail deja existent. Administratorul definește politicile de arhivare a e-mail-urilor, cum ar fi ce e-mail-uri sunt arhivate, când are loc arhivarea și dacă e-mail-urile ar trebui să fie șterse, dacă există o copie în arhivă. Arhiva permite gestionarea eficientă a unor volume foarte mari de date, precum și furnizarea accesului rapid și facil tuturor utilizatorilor dintr-o companie.

Obiective 

Îndeplinirea cerințelor legale Reducerea volumului de încărcare al server-elor de e-mail Mutarea fișierelelor într-o arhivă centrală pentru căutare rapidă

Beneficii 

Costuri scăzute de achiziție, funcționare intuitivă și cerințe minime de sistem, acces ușor pentru utilizatorii finaliIntegrarea perfectă în infrastructura existentă și opțiunea de a instala MailStore pe o mașină virtuală pe hardware-ul existentServer-ul MailStore permite arhivarea e-mailurilor, indiferent de sistemul de e-mail utilizat pentru stocare. În timpul procesului de arhivare nu se vor efectua modificări asupra sistemului de e-mail și nu este nevoie de acces administrativ.

Arhivare Completa 100%

Prin arhivarea tuturor e-mail-urilor, odata ce sunt primite sau trimise, organizatiile pot fi sigure ca e-mail-urile sunt securizate. Chiar dacă utilizatorii elimină e-mailuri din cutiile poștale, acele e-mailuri vor fi deja arhivate.

Arhivarea e-mail-urilor existente 

Serverul MailStore permite arhivarea e-mail-urilor existente din: cutiile poștale, foldere publice, cutiile poștale partajate, clienții de e-mail și fișierele de e-mail (de ex., fișierele PST).

Sistemele de e-mail acceptate:

Microsoft Exchange Server 20031, 20071, 2010, 2013, 2016 și 2019

Microsoft Office 365G Suite

Toate serverele de email compatibile IMAP sau POP3 

MDaemon, IceWarp și Kerio Connect

PST, EML și alte fișiere de e-mail

Clienți de e-mail, cum ar fi Microsoft Outlook și Mozilla Thunderbird

Puteți testa funcționalitățile MailStore solicitând o întâlnire și o demonstrație live realizată de unul dintre experții Romsym Data – distribuitor autorizat MailStore  în România! (Contactați Romsym Data: +4 021 323 14 31, romsym@romsym.ro).

Abonații comunicatedepresa.ro beneficiază de un discount special de 10%. Pentru acordarea reducerii vă rugăm includeți în solicitare codul promoțional MSCOM10.