16 motive pentru care merita sa va administrati documentele in regim informatizat

Numarul documentelor generate de organizatii este din ce in ce mai mare. Specialistii sustin ca o data la 3,5 ani volumul documentelor pe suport de hartie dintr-o organizatie se dubleaza, astfel ca in absenta unei gestionari unitare a intregului flux de documente se pot produce blocaje sau intarzieri in realizarea activitatilor.

Managementul informatizat al documentelor poate deveni, asadar, un avantaj insemnat in contextul concurential actual.

SIVADOC, solutia de management al documentelor de la SIVECO Romania, asigura 16 avantaje importante:

1. Permite centralizarea si punerea la dispozitia intregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora in sistem sau de natura lor (documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate, imagini);
2. Reprezinta o modalitate flexibila de organizare a documentelor organizatiei pe o structura arborescenta, asemanatoare unui sistem de fisiere standard - sertare, dosare si documente;
3. Genereaza documentele in formate standardizate;
4. Adapteaza mecanismele de cautare simpla sau cautare avansata la orice nivel de cunostinte in utilizarea calculatorului, precum si la necesitatile de a realiza filtrari bazate pe criterii de complexitati diverse;
5. Ofera pentru documentele in format tiparit mecanisme de scanare si extragere a informatiilor de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intra in format electronic se utilizeaza mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronica, de management al mesajelor fax, precum si facilitati de incarcare automata a documentelor salvate in anumite directoare;
6. Asigura integrarea cu aplicatiile Microsoft Office si integrarea in mediul de lucru Microsoft Windows;
7. Permite accesul securizat la orice nivel al Depozitului de documente, fie ca acesta este sertar, dosar sau document;
8. Asigura reducerea spatiului de stocare prin transpunerea documentelor din fondul arhivistic in format electronic;
9. Mentine in siguranta documentele din arhiva fara riscul deteriorarii acestora;
10. Reflecta in mod fidel, prin facilitatile de administrare, modul de organizare si activitatea desfasurata, asigurand protectia informatiilor atat in cadrul organizatiei, cat si in exterior;
11. Functioneaza pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau IBM DB2). Tot din ratiuni legate de flexibilitate, SIVADOC a fost proiectat astfel incat sa poata functiona atat pe sistemul de operare Microsoft Windows, cat si in mediul Linux;
12. Accelereaza si creste eficienta proceselor organizationale;
13. Imbunatateste calitatea procesarii informatiei in organizatie;
14. Imbunatateste imaginea organizatiei prin utilizarea unor documente standardizate, tratarea problematicilor similare prin fluxuri bine stabilite si respectarea unor reguli, pastrarea coerentei informatiilor expuse prin web site-ul organizatiei.
15. Reduce cu cel putin 30% consumul de hartie ca urmare a circulatiei si stocarii in format electronic a documentelor intre departamente sau catre/de la partenerii externi.
16. Prin posibilitatea utilizarii documentelor semnate electronic se da documentelor electronice aceeasi valoare legala cu cea a documentelor in format fizic.

“Beneficiarii acestor avantaje sunt atat companiile, ale caror costuri de procesare a documentelor scad semnificativ, dar si clientii, care vor beneficia de servicii mai rapide si mai eficiente”, afirma Radu Lazar, responsabil SIVADOC, in cadrul SIVECO Romania.