Ai multe incasari de procesat? Angajează chiar acum un robot software!

Roboţii Software şi Inteligența Artificială sunt un subiect care ne preocupă pe toți, pe măsură ce apariţiile în presă şi discuţiile din social media sunt tot mai frecvente. Este cazul însă să ne desprindem de poveştile  SF şi să revenim la realitate. Roboții software copiază modul în care oamenii lucrează pe un computer şi reușesc să presteze mai rapid şi mai corect sarcinile repetitive. Acest post este primul dintr-o serie prin care poți afla: Cum beneficiază o companie de pe urmă tehnologiei RPA şi ce fluxuri de lucru pot deveni automate şi inteligente.

Unul dintre cele mai concrete scenarii este introducere încasărilor prin curier într-un sistem ERP ,  SAP Business One , spre exemplu.

Care este modul curent de lucru?

Companie cu magazin online şi plata produselor cash, la livrare. Facturile clienților sunt încasate de curier la momentul livrării, acesta  virează banii încasați şi trimite un borderou (de cele mai multe ori un fişier Excel) cu încasările dintr-o anumită perioadă, regiune etc. În următoarea etapă, unul sau mai mulţi utilizatori trebuie să introducă manual în sistemul ERP aceste încasări, după identificarea fiecărui client şi a detaliilor aferente plăţii.  În perioadele de vârf (sărbători, BlackFriday, campanii de discount etc) volumul de muncă este foarte ridicat.

Dezavantaje: resurse umane blocate, costuri mari, erori frecvente, durată, scalabilitate redusă.

Ce schimbări aducem prin trecerea la RPA?

Robotul software va acţiona similar unui utilizator uman, de la logare  în aplicaţie până la încheierea sarcinii. Practic, va deschide modulul de Banking din SAP Business One, va parcurge fiecare câmp din Excel, va căuta fiecare client în baza de date şI va introduce încasările sau ortice informaţii dorite sau necesare. Va repeta operaţiunea pentru toate intrările din listă, fără pauză indiferent de dimensiunea fişierului sursa.  La final, va închide aplicaţia, fişierul excel şi opţional poate trimite notificări cu încheierea sarcinii. Testele derulate ne-au arătat că pentru o astfel de operaţiune sunt necesare cca 25 de click-uri pentru o intrare. Ca timp, aceasta înseamnă cca 2 minute cu operator uman şi 20 de secunde cu un robot software implementat de System Innovation Romania pe tehnologie UiPath .  Iată că robotul este de sase ori mai rapid, iar riscul de eroare este zero.

Pentru a înţelege mai bine acest proces, puteti urmari acest video.

RPA - Introducerea incasarilor prin curier in SAP Business One

Avantaje:

Nu sunt implicaţi angajaţi;

Disponibilitate 24/7;

Timpul necesar se reduce de la minute la secunde;

Greşelile de transcriere/copiere dispar;

Procesul poate fi reluat oricând, fără pauză sau program.

Concluzia?

Robotul software funcționează în baza unei scheme logice şi va interacționa cu sistemul ERP după tiparul de lucru al unui angajat. Robotul va învăţa secvența de operaţiuni şi va executa totul mult mai rapid şi fără greșeală. Principiul se poate aplica unei categorii foarte largi de sarcini.
Tehnologia modernă RPA nu exclude utilizarea unui sistem ERP ci o completează, aducând împreună o valoare mai mare la nivel de eficiență şi productivitate.