« Fara hârtie, sau mai puţină hârtie ? »

Deschiderea seminarului a fost făcută de dl. Paul Bordei Director Pancronex, care a dorit să sublinieze importanţa externalizării serviciilor de arhivare fizică şi electronică pentru a permite organizaţiilor să se concentreze pe afacerea lor, să fie competitive şi să respecte legislaţia, având totodată costuri mai scăzute cu 30-40%, faţă de internalizarea procesului. « Seminarul organizat la sediul Pancronex  pe 28 martie a însemnat aducerea unor opţiuni inexistente până acum  pe piaţa din Braila şi Galaţi pentru externalizarea serviciilor de arhivare fizică, distrugere securizată de date şi arhivare electronică. Soluţiile prezentate de specialiştii noştri au suscitat interesul organizaţiilor invitate la eveniment. Soluţia de arhivarea electronică şi document management ELO pe care noi am propus-o, a fost extrem de apreciată pentru aplicabilitatea vastă pe domenii de activitate diferite, eficientizare organizaţională şi timpul scurt de regasire a informaţiei. Am încercat să arătam deasemenea câte riscuri îşi asumă o organizaţie cu păstrarea arhivei fizice în interior şi am punctat costurile economisite prin externalizare. «a declarat dl. Bordei.

Seminarul “Fără hârtie, sau mai puţină hârtie? “ a continuat cu o scurtă istorie a documentului şi prezentarea biroului fără hârtie, un concept apărut in anii 80. «Din păcate biroul fără hârtie, rămâne un mit deoarece de la an la an, numărul de pagini imprimate la nivel mondial se triplează. « a declarat Radu Dinescu, managing director Sistec NEXT DOCS.

Arhivarea fizică şi obligaţiile legislative conexe au fost următorul punct pe ordinea de zi. Reprezentantul diviziei de arhivare fizică si distrugere securizată al Sistec, Ana Toltiş  a pus accentul pe obligaţiile legislative, riscurile şi investiţiile pe care le au operatorii economici ce doresc să îşi ţină arhivele în sediul propriu. « Cu toate obligaţiile impuse de Legea arhivării fizice 16/1996 actualizată, operatorii economici trebuie să implice multe resurse interne şi să facă investiţii consistente pentru a-şi gestiona arhiva în aşa fel încât să fie un avantaj competitiv pentru organizaţie. Este o era în care avem nevoie de informaţie rapid şi corect ca să fim în top iar pentru asta, arhiva noastră trebuie să fie bine organizată şi inventariată. Riscurile sunt deasemenea mari dacă alegem să ţinem arhiva  în sediu: de la angajaţii neglijenţi, la lipsă de specialişti, asigurări ale documentului şi sediului, sisteme de stingere incendii şi protecţie antiefracţie, totul recomandă externalizarea acesteia. » a declarat aceasta la conferinţă. Distrugerea securizată a datelor şi documentelor a fost o altă recomandare făcută de Ana Toltiş, managing director Reisswolf şi susţinută de dl. Cristian Filip, consilier al Arhivelor Naţionale Brăila. Dânsul a spus că acest serviciu de distrugere securizată este binevenit pe piaţa din Romania în condiţiile în care avem de-a face numai cu date confidenţiale când lucrăm cu arhiva iar legislaţia din Romania specifică faptul ca arhiva trebuie distrusă după expirarea perioadei de viaţă, însă nu spune cum şi de către cine.

Ultima parte a seminarului a fost dedicată prezentării soluţiei de document management ELO, prezentarea fiind susţinută de dl. Claudiu Borşan, director de vânzări ELO România. Dânsul a pus accentul pe faptul că utilizarea soluţiilor şi serviciilor bazate pe tehnologii inovative, permite organizaţiilor şi instituţiilor publice să-şi eficientizeze modul de lucru, să aiba un control transparent asupra costurilor şi să menţină un echilibru dinamic între productivitatea personalului propriu şi relaţiile cu clienţii sau cetăţenii/contribuabilii.

In incheierea expunerilor, Radu Dinescu a concluzionat : « Arhivarea şi gestionarea documentelor în format electronic este o componentă indispensabilă în contextul eficientizării proceselor actuale, în care necesitatea de a avea acces instant la informaţii este mai prezentă ca oricand. Mai mult decât atât, externalizarea serviciilor de arhivare fizică şi electronică este o componentă primordială şi un important factor decizional atunci când presiunea costurilor şi eliminarea administrării personalului devin principalele beneficii, contribuind astfel la o flexibilitate şi independenţă sporită. »

Despre SISTEC

Integrator IT cu o experienta de 18 ani pe piata romaneasca, Sistec reuneste o echipa de peste 180 de specialisti, cu experienta de business si IT, oferind un pachet complex si complet de la aplicatii software pana la solutii hardware complexe si servicii IT pentru afaceri.Cu sediul in Bucuresti si un centru regional la Cluj, Sistec are arie de acoperire nationala, prin 27 filialele din principalele orase ale tarii.