Prima data porumb, apoi e-mail-uri – studiu de caz despre solutii de colaboare in IT

Cluj-Napoca - 28 mai 2013

Comunicat tip Produse / Servicii in IT&C, Tehnologie, Internet

Beck et al. Services prezinta acest studiu de caz despre crearea de retele intre locatiile din intreaga lume, prin folosirea solutiilor IT de colaborare Microsoft Exchange, SharePoint 2010, Lync 2010, Office 2010.

 In trecut, in afara de e-mail și conversații telefonice, comunicam foarte mult între țări, culturi și fusuri orare prin intermediul calatoriilor de afaceri. 

Dr. Gerald Jüttner, CIO al KWS SAAT AG.

Obiectivul

KWS SAAT AG, o companie activa pe plan mondial in domeniul cultivarii plantelor precum porumb, sfecla de zahăr si cereale, cu sediul în Einbeck, în Saxonia Inferioară, a avut obiectivul declarat de a realiza o mai bună cooperare între cele aproximativ 100 de locatii pe care le detine in întreaga lume, in acest fel sporindu-si productivitatea. Mai precis, s-a intenționat ca filialele de producție sa fie într-o mai buna măsură conentate si să facă schimb de informații cu privire la rezultatele cele mai recente in cercetare. Toate sucursalele KWS aveau rolul, în general, de a optimiza transferul direct de cunoștințe între ele. 

Sarcina

Înainte ca aceste obiective strategice sa poata fi puse în aplicare prin măsuri operaționale, KWS a efectuat o analiză a condițiilor tehnice IT actuale din locatiile respective. Aceasta a fost necesara pentru a fi siguri că hardware-ul local este adecvat și pentru a se cunoaste cu exactitate unde topografiile sistemelor sunt diferite si nu în ultimul rând, care sunt lățimilor de bandă cu care locatiile comunicau intre ele. Numai pe baza acestor informatii exista o fundatie stabila pentru migrarea la nivel global a sistemelor hardware și software. Startul s-a dat în toamna anului 2011. Cu toate acestea, o regulă de aur s-a aplicat pentru toate locatiile, cu care implementarea a fost nevoita sa se conformeze: numai după ce însămânțarea sau recoltarea a fost dusa la bun sfarsit, a venit timpul pentru migrarea și gestionarea noii infrastructuri de comunicații. Motto-ul a fost: „porumb în primul rând, apoi e-mail-uri”.

S-a inceput cu modernizarea componentelor hardware, care au fost inlocuite cu altele noi. În același timp, s-a implementat o noua infrastructură Microsoft Exchange și lățime de bandă mai mare pentru transferul de date (prin conexiuni MPLS sau satelit). Acest lucru a fost necesar, deoarece compania nu avea baza tehnică potrivita pentru a construi mai departe o platforma de lucru colaborativ, în toate colțurile pământului. Dr. Jüttnera a sintetizat problema existenta : "Toate calculatoarele trebuie să fie disponibile pentru lucru intr-un timp mult mai scurt după repornirea acestora." Aici provocarea a fost de a pregăti totul cât mai bine posibil pentru a nu se ajunge sub presiune în mod inutil, in ziua efectiva a migrarii. În acest scop, a trebuit respectat un program minutios pentru a fi în măsură să se controleze momentul când fiecare angajat va fi migrat pe nou platforma.

Beck et al. Services a gestionat serviciile IT care urmau a fi efectuate in toate locatiile, pe parcursul migrarii tehnice. Holistic-Net, partener de dezvoltare a companiei de servicii IT, a fost responsabil pentru instalarea infrastructurii Microsoft Exchange.

Faza următoare a fost dedicata solutiilor de business. Noul pachet de aplicatii (Windows 7, Office 2010, Outlook 2010, Lync 2010) a fost introdus pe 2500 de stații de lucru. Și aceasta a fost un adevarat soc cultural. La fel si faptul ca sediul central din Einbeck a inlocuit platforma precedenta de mesagerie si colaborare Lotus Notes de la IBM cu cea de Exchange de la Microsoft. "Operarea simplă și înaltul nivel de integrare funcțională a castigat. În plus, Lotus Notes a avut un nivel scăzut de acceptare în rândul angajaților noștri ", spune Gerald Jüttner. Provocările speciale pentru intreaga echipa a proiectului a inclus coordonarea echipelor de la fața locului și a celor la distanță, gestionarea ad-hoc de cereri speciale neplanificate, terminarea operațiunilor la termen, precum și barierele lingvistice și culturale.

În cadrul acestei faze a proiectului, angajații Beck et al. Services si Holistic-net au coordonat implementarea globală din sucursalele din Munchen, Hanovra, România și Brazilia. Ei au supravegheat implementarea atât "de la distanță", cat si direct din locatie, atunci când a fost necesar. De asemenea, alaturi de implementarea tehnică, înțelegerea rapidă și acceptarea din partea utilizatorilor a fost deosebit de importantă. Acest lucru a putut fi realizat numai prin prezența personală in locatie. Din acest motiv, compania a investit mult timp și resurse în instruirea utilizatorilor conectati la nivel global. Ei au beneficiat de un training tehnic de bază, prin care toată lumea a trebuit să treacă. Training-uri suplimentare de nivel avansat au fost oferite, la cerere, în locatii de mari dimensiuni, de importanță strategică, fie de la distanță, fie la fata locului. Pe deasupra, specialiștilor in reproducerea plantelor le-au fost oferiti așa-numitii "floorwalkers". Ei au fost în mod constant la îndemână atunci când a fost nevoie de suport în faza de "cunoastere" a noului pachet de aplicatii.

Fiecare nou instrument de lucru ar fi fost condamnat eșecului daca nu ar fi existat o înțelegere profunda a modului în care noul e-mail, partajarea documentelor și instrumentele software pentru video-conferinte pot fi utilizate și a avantajelor personale pe care acestea le-ar aduce. În aceste sesiuni de instruire, angajații au avut posibilitatea să învețe modul în care ar putea purta discuții în viitor, prin intermediul video-conferințelor, schimbul de cunostinte prin intermediul sistemului de e-mail unificat și screensharing sau să lucreze împreună pe documente prin intermediul Microsoft Lync. Vremea comunicării asincrone prin intermediul sistemelor de e-mail diferite și lățimea mică de bandă a conexiunilor a luat sfarsit.

 

Rezultatele

Această fază s-a desfasurat in perioada decembrie 2011- octombrie 2012. Bazandu-se pe succesele din lunile anterioare și acceptarea la un nivel ridicat din partea utilizatorilor a noilor funcții tehnice pentru o colaborare optimizata, KWS SAAT AG planifica noi concepte pentru o colaborare și mai intensiva la nivel mondial prin retelele de socializare din cadrul grupului. În acest scop a fost creat și încheiat cu succes un proiect pilot, utilizând Microsoft SharePoint 2010, conceput pentru a colecta date empirice inițiale despre gradul de usurinta si acceptanta in utilizare. Proiectul pentru implementarea la nivel mondial a solutiei Microsoft SharePoint 2010 a inceput in prima jumatate a anului 2013.

Despre SC Beck et al. Services SRL

Beck et al. Services este o companie privată cu capital străin, un furnizor de servicii IT care se axează pe valoarea adaugată ce o aduce companiilor client. Conceptul de servicii IT al firmei cu sediul în Munchen se concentrează pe furnizarea către clienții săi a unei infrastructuri IT mai transparente, mai fiabile, precum și o comunicare îmbunătățită pentru utilizatorii acesteia. Beck et al. Services oferă servicii de suport tehnic, consultanță pentru infrastructuri IT și aplicații, service desk în mai multe limbi de circulație internațională, soluții de mesagerie și colaborare, managementul documentelor și proceselor informaționale, precum și tehnologii IT de management și monitorizare. Serviciile oferite se bazează pe instrumente și metodologii de top, cum ar fi ITIL V3, ISO 9001 și managementul serviciilor IT.
Beck et al. Services a intrat în industria serviciilor IT în anul 2000 și a deschis filiale in România (2005), Brazilia (2009) și Elveția (2010). Astazi compania are aproximativ 70 de angajați în Germania și Elveția, 45 în România și Brazilia și are o cifră de afaceri anuală de 6,2 milioane de euro. Printre clienții companiei se numără Continental AG, Infineon AG, Daiichi Sankyo Europe GmbH, KWS SAAT AG, Zürcher Kantonalbank, KWS Semințe SRL, Energobit SA.

Pentru mai multe informații, vă rugăm vizitați: http://www.bea-services.ro/presa/

Permalink: https://www.comunicatedepresa.ro/sc-beck-et-al-services-srl/prima-data-porumb-apoi-e-mail-uri-studiu-de-caz-despre-solutii-de-colaboare-in-it